Vorlage zur Information der Teamleiter
Informieren Sie die Teamleiter über die anstehende Analyse und darüber, was von ihnen erwartet wird. Wenn dies nicht persönlich geht, können Sie die Kommunikation auf Basis dieser Vorlage vorbereiten.
Organisationskultur
Abschnitt betitelt „Organisationskultur“Betreff: Ankündigung einer Befragung zur Organisationskultur
Sehr geehrte(r) [Teamleiter(in)],
während unserer [Besprechung] haben wir kurz über die Befragung gesprochen, die wir durchführen werden, um unsere Organisationskultur objektiv abzubilden und bearbeitbar zu machen. Die Befragung wird aktuell vorbereitet und wird vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] aktiv sein. Wir bitten Sie nun um Ihre Unterstützung, die Befragung durch eine möglichst rege Teilnahme zum Erfolg werden zu lassen.
Die Befragung ist völlig anonym und nimmt nur 8 bis 10 Minuten in Anspruch. Sie wird mithilfe der soziologischen Analysemethodik von Kingdom Noël durchgeführt, die bewährte und validierte Erkenntnisse der Soziologie für das Verstehen der Wechselbeziehungen von Teams in Unternehmen nutzt.
Wir bitten Sie, Ihre Teams über diese bevorstehende Befragung zu informieren und ihnen die Wichtigkeit der Teilnahme zu verdeutlichen. Da es sich um eine wirklich anonyme Befragung handelt, haben wir keine Möglichkeit nachzuvollziehen, wer teilgenommen hat und wer nicht.
Die Ergebnisse der Befragung bilden unsere Grundlage für das Planen von Aktivitäten, mit denen wir Teams unterstützen und entlasten wollen. Es geht nicht darum, einander zu bewerten, sondern objektiv vergleichen zu können, wer was wie sehr braucht. Es liegt in jedermanns Interesse, an der Befragung teilzunehmen und damit die Ergebnisse aktiv zu beeinflussen.
Da die Befragung völlig anonym ist, werden alle Teilnehmer über denselben Link darauf zugreifen, den sie auf jedem internetfähigen Gerät verwenden können. Zu Beginn der Befragung werden wir Sie als [Teamleiter(in)] bitten, eine [Nachricht] mit diesem Teilnahme-Link an Ihre Teams zu senden.
Zur Vorbereitung bitten wir Sie, eine Liste aller Personen in Ihrem Team zu erstellen, die [Bedingung erfüllen]. Dies werden die Personen in Ihrer [Abteilung] sein, die Sie in Ihrer [Nachricht] bitten werden, an der Befragung teilzunehmen. Sobald Sie diese Liste erstellt haben, benötigen wir nur die Anzahl der Personen auf ihr, nicht ihre Namen. Anhand dieser Zahlen aller Teams werden wir die Gesamtteilnahme an der Befragung messen.
Prüfen Sie als Nächstes, ob die Start- und Enddaten der Befragung für Ihre Teams sinnvoll sind — sie läuft von [Startdatum] bis [Enddatum]. Wir haben versucht, einen Kompromiss zu finden, der die Urlaubszeiten der einzelnen Teams berücksichtigt. Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Anpassungen vornehmen sollten, teilen Sie uns dies bitte umgehend mit.
Danach erstellen Sie bitte eine Einladungs-[Nachricht] an die von Ihnen ausgewählten Teammitglieder. Verwenden Sie dazu gerne die Vorlage, die wir Ihnen zur Verfügung stellen. Es steht Ihnen natürlich auch frei, die Einladung nach Ihren Vorstellungen zu gestalten, indem Sie die Sprache an Ihren persönlichen Stil anpassen. Wir bitten Sie darum, diese Einladungen zu versenden, da die Teilnahme an der Befragung erfahrungsgemäß am besten ist, wenn die Einladung vom direkten, persönlich bekannten Vorgesetzten kommt.
Die Befragung wird am [Startdatum] um [Startzeit] live geschaltet. Bitte versenden Sie die vorbereiteten Einladungen somit um oder nach [Startzeit] am [Startdatum].
Während die Befragung aktiv ist, werden wir Sie möglicherweise bitten, eine Erinnerungs-[Nachricht] zu versenden. Wir werden dies nur tun, wenn die Teilnahmerate sich nicht ausreichend entwickelt. Verwenden Sie dazu gerne, wie bei der Einladung, die Vorlage, die wir Ihnen zur Verfügung stellen, oder erstellen Sie Ihre eigene [Nachricht].
Befragungen wie diese haben gelegentlich mit technischen oder „politischen” Problemen zu kämpfen: Manchmal haben ältere Geräte Schwierigkeiten, die Befragung korrekt anzuzeigen, und manchmal weigern sich einzelne Teammitglieder, an einer solchen Befragung teilzunehmen. Versuchen Sie bitte, sie so gut wie möglich zu unterstützen — indem Sie ihnen entweder die Möglichkeit geben, ein funktionierendes Gerät zu benutzen, oder indem Sie sie ermutigen, ihre Bedenken so offen wie möglich zu äußern. Wir möchten nicht, dass irgendjemand von der Befragung frustriert wird. Sie können sich jederzeit an uns wenden, und wir werden uns bemühen, alles zu klären.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung,
Technologieadoption
Abschnitt betitelt „Technologieadoption“Betreff: Ankündigung einer Befragung zur [Technologie]-Einführung
Sehr geehrte(r) [Teamleiter(in)],
während unserer [Technologie]-Projektbesprechungen haben wir kurz über die Befragung gesprochen, die wir durchführen werden, um unsere derzeitige [Technologie]-Umgebung und die Bereitschaft der Teams zur Einführung des neuen Systems zu bewerten. Die Befragung wird aktuell vorbereitet und wird vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] aktiv sein. Wir bitten Sie nun um Ihre Unterstützung, die Befragung durch eine möglichst rege Teilnahme zum Erfolg werden zu lassen.
Die Befragung ist völlig anonym und nimmt nur 8 bis 10 Minuten in Anspruch. Sie wird mithilfe der soziologischen Analysemethodik von Kingdom Noël durchgeführt, die die Bereitschaft unserer Teams für [Technologie] sowohl aus funktionaler als auch aus gruppendynamischer Sicht einschätzt. Aus diesem Grund enthält die Befragung mehrere Fragen zu Teamhaltungen und Teamkultur — sie dienen dazu, unsere Fähigkeit zu beurteilen, neue Prozesse und Technologien anzunehmen.
Wir bitten Sie, Ihre Teams über diese bevorstehende Befragung zu informieren und ihnen die Wichtigkeit der Teilnahme zu verdeutlichen. Da es sich um eine wirklich anonyme Befragung handelt, haben wir keine Möglichkeit nachzuvollziehen, wer teilgenommen hat und wer nicht.
Die Ergebnisse der Befragung bilden unsere Grundlage für die Planung und Priorisierung von Einführungsaktivitäten, damit diese sich möglichst reibungslos und gewinnbringend auf den Arbeitsalltag auswirken. Sie werden uns helfen, Verbesserungsmöglichkeiten und Anpassungsbedarf für die [Technologie]-Plattform zu ermitteln. Es liegt in jedermanns Interesse, an der Befragung teilzunehmen und damit die Ergebnisse aktiv zu beeinflussen.
Da die Befragung völlig anonym ist, werden alle Teilnehmer über denselben Link darauf zugreifen, den sie auf jedem internetfähigen Gerät verwenden können. Zu Beginn der Befragung werden wir Sie als [Teamleiter(in)] bitten, eine [Nachricht] mit diesem Teilnahme-Link an Ihre Teams zu senden.
Zur Vorbereitung bitten wir Sie, eine Liste aller Personen in Ihrem Team zu erstellen, die derzeit mit [Technologie] arbeiten oder arbeiten werden. Dies werden die Personen in Ihrer [Abteilung] sein, die Sie in Ihrer [Nachricht] bitten werden, an der Befragung teilzunehmen. Sobald Sie diese Liste erstellt haben, benötigen wir nur die Anzahl der Personen auf ihr, nicht ihre Namen. Anhand dieser Zahlen aller Teams werden wir die Gesamtteilnahme an der Befragung messen.
Prüfen Sie als Nächstes, ob die Start- und Enddaten der Befragung für Ihre Teams sinnvoll sind — sie läuft von [Startdatum] bis [Enddatum]. Wir haben versucht, einen Kompromiss zu finden, der die Urlaubszeiten der einzelnen Teams berücksichtigt. Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Anpassungen vornehmen sollten, teilen Sie uns dies bitte umgehend mit.
Danach erstellen Sie bitte eine Einladungs-[Nachricht] an die von Ihnen ausgewählten Teammitglieder. Verwenden Sie dazu gerne die Vorlage, die wir Ihnen zur Verfügung stellen. Es steht Ihnen natürlich auch frei, die Einladung nach Ihren Vorstellungen zu gestalten, indem Sie die Sprache an Ihren persönlichen Stil anpassen. Wir bitten Sie darum, diese Einladungen zu versenden, da die Teilnahme an der Befragung erfahrungsgemäß am besten ist, wenn die Einladung vom direkten, persönlich bekannten Vorgesetzten kommt.
Die Befragung wird am [Startdatum] um [Startzeit] live geschaltet. Bitte versenden Sie die vorbereiteten Einladungen somit um oder nach [Startzeit] am [Startdatum].
Während die Befragung aktiv ist, werden wir Sie möglicherweise bitten, eine Erinnerungs-[Nachricht] zu versenden. Wir werden dies nur tun, wenn die Teilnahmerate sich nicht ausreichend entwickelt. Verwenden Sie dazu gerne, wie bei der Einladung, die Vorlage, die wir Ihnen zur Verfügung stellen, oder erstellen Sie Ihre eigene [Nachricht].
Befragungen wie diese haben gelegentlich mit technischen oder „politischen” Problemen zu kämpfen: Manchmal haben ältere Geräte Schwierigkeiten, die Befragung korrekt anzuzeigen, und manchmal weigern sich einzelne Teammitglieder, an einer solchen Befragung teilzunehmen. Versuchen Sie bitte, sie so gut wie möglich zu unterstützen — indem Sie ihnen entweder die Möglichkeit geben, ein funktionierendes Gerät zu benutzen, oder indem Sie sie ermutigen, ihre Bedenken so offen wie möglich zu äußern. Wir möchten nicht, dass irgendjemand von der Befragung frustriert wird. Sie können sich jederzeit an uns wenden, und wir werden uns bemühen, alles zu klären.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung,