Kommunikation

Eine erfolgreiche Analyse steht und fällt mit der begleitenden internen Kommunikation. Die Einladung zur Befragung wird nicht automatisch versendet — sie erfolgt über die in Ihrer Organisation etablierten Kanäle. Das hat einen guten Grund: Die Kommunikation wird dadurch persönlicher, Sie behalten die Kontrolle darüber, wie umfangreich Sie über das Vorhaben informieren, und für die Teilnehmer wird sichtbar, dass alle dieselbe Teilnahme-URL erhalten. Das schafft Vertrauen in die Anonymität.

Vorbereitung

Bereiten Sie alle Texte vor Beginn der Befragung vor. Wenn Ankündigungen und Einladungen durch die Teamleiter¹ versendet werden sollen, stellen Sie die Vorlagen frühzeitig zur Verfügung — damit genug Zeit bleibt, die Texte an den persönlichen Stil anzupassen.

Archivieren Sie die erstellten Texte

Beim nächsten Analysezyklus in einem halben Jahr werden Sie diese Texte in angepasster Form wieder brauchen.

Kommunikationskanal

Alle nachfolgenden Vorlagen sind für die E-Mail-Kommunikation erstellt — aber der geeignete Kanal hängt von Ihrer Unternehmenskultur ab. In manchen Organisationen hat E-Mail moderne Alternativen wie Slack oder Teams längst abgelöst. In anderen gibt es keine Möglichkeit, alle Mitarbeiter digital zu erreichen — dann können auch Aushänge oder Flyer sinnvoll sein. Mehrere Kanäle zu kombinieren lohnt sich.

Nutzen Sie QR-Codes

Fügen Sie bei gedruckten Einladungen einen QR-Code mit der Teilnahme-URL hinzu. Diese sind einfach zu erzeugen und machen die Teilnahme niedrigschwelliger.

Was in die Kommunikation gehört

Folgende Informationen — von denen die meisten bereits in den Vorüberlegungen erarbeitet wurden — sollten in Ankündigungen und Einladungen enthalten sein:

Information	Beschreibung
Hintergründe zum Vorhaben	Klären Sie über Ziele und Hintergründe auf, falls das Vorhaben noch nicht bekannt ist.
Sichtbare Unterstützung der Führungsebene	Wenn möglich, sollte erkennbar sein, dass die Analyse von jemandem mit Entscheidungsgewalt getragen wird — eine Mitunterzeichnung oder eine explizite Empfehlung zur Teilnahme verändern die Beteiligung messbar.
Erklärung der Methode	Erklären Sie, wie die soziologische Teamanalyse funktioniert, und bauen Sie Vorbehalte ab. Die Vorlagen enthalten dafür vorbereitete Texte.
Zeitraum	Der in den Vorüberlegungen festgelegte Befragungszeitraum — mit dem Wissen, dass Sie diesen ggf. verlängern werden.
Teilnahme-URL	Die Teilnahme-URL erhalten Sie von Kingdom Noël, sobald die Analyse eingerichtet ist.
Kontakt für Rückfragen	Ein direkter Ansprechpartner — das schafft Vertrauen.

Ablauf

Vor dem Start: Teamleiter informieren

Sobald der Zeitplan feststeht, informieren Sie die Leiter der beteiligten Teams — was auf sie zukommt und was von ihnen erwartet wird. Am besten im direkten Gespräch. Je nach Anzahl der Teams kann das schwierig sein — nutzen Sie dann die Vorlage zur Information der Teamleiter.

Vor dem Start: Teilnehmer ankündigen

Informieren Sie die Teilnehmer im Vorfeld über die Befragung. Das kann direkt durch Sie oder durch die Teamleiter geschehen. Weisen Sie die Teamleiter darauf hin, dass die Formulierungen nicht verbindlich sind — die Texte sollen an den persönlichen Stil angepasst werden. Vorlage: Ankündigung für Teilnehmer.

Vor dem Start: FAQ bereitstellen

Stellen Sie die FAQ-Vorlage im Intranet bereit oder integrieren Sie sie direkt in die Befragung.

Am ersten Tag: Einladung versenden

Sobald die Befragung startet, erhalten Sie von Kingdom Noël die Teilnahme-URL. Leiten Sie diese umgehend an die Teamleiter weiter — gemeinsam mit der Einladungsvorlage. Die Einladung sollte am ersten Tag versendet werden, nicht früher.

Während der Befragung: Teilnahmequote

Kingdom Noël teilt Ihnen die aktuelle Teilnahmequote regelmäßig mit. Sie wird auf Basis der hinterlegten Teilnehmerzahl berechnet — nicht auf Basis der Anzahl der Personen, die die Einladung erhalten haben.

Zur Halbzeit und gegen Ende: Erinnern

Ab der Hälfte der Laufzeit lohnt es sich, eine Erinnerung zu versenden — unabhängig davon, wie die Beteiligung bis dahin aussieht. Überlegen Sie dabei, ob ein anderer Kanal helfen könnte. Auch in einem sehr digitalen Arbeitsumfeld kann ein Aushang manchmal noch Wirkung zeigen.

Wir empfehlen mindestens eine Erinnerung pro Woche, idealerweise zwei. Die Abstände sollten mindestens vier Tage oder ein Wochenende betragen. Wenn die Beteiligung sehr gering ist, ziehen Sie in Betracht, die Erinnerung mit dem Top-Management in CC zu versenden.

Vorlage: Erinnerung der Teilnehmer.

Nach dem Ende: Danken und informieren

Nach Ende der Befragung bedanken Sie sich bei den Teilnehmern und geben einen Ausblick auf die nächsten Schritte. Vorlage: Dankeschön und nächste Schritte.

Footnotes

1. Je nach Organisationsstruktur sind damit natürlich auch Niederlassungsleiter, Abteilungsleiter, Führungskräfte oder Manager gemeint. ↩