Kommunikation vorbereiten

Eine erfolgreiche Analyse steht und fällt mit der begleitenden internen Kommunikation. Die Einladung zur Befragung wird nicht automatisch vom System versendet — sie erfolgt über die in Ihrer Organisation etablierten Kanäle. Das hat einen guten Grund: Die Kommunikation wird dadurch persönlicher, Sie behalten die Kontrolle darüber, wie umfangreich Sie über das Vorhaben informieren, und für die Teilnehmer wird sichtbar, dass alle dieselbe Teilnahme-URL erhalten. Das schafft Vertrauen in die Anonymität.

Wir empfehlen, alle Texte zu Beginn vorzubereiten. Wenn die Ankündigungen und Einladungen durch die Teamleiter¹ versendet werden sollen, stellen Sie die Vorlagen frühzeitig zur Verfügung — damit genug Zeit bleibt, die Texte an den persönlichen Stil anzupassen.

Archivieren Sie die erstellten Texte

Beim nächsten Analysezyklus in einem halben Jahr werden Sie diese Texte in angepasster Form wieder brauchen. Es lohnt sich, sie zu archivieren.

Kommunikationskanal

Alle nachfolgenden Vorlagen sind für die E-Mail-Kommunikation erstellt — aber der geeignete Kanal hängt von Ihrer Unternehmenskultur und der Erreichbarkeit der Teilnehmer ab. In manchen Organisationen hat E-Mail moderne Alternativen wie Slack oder Teams längst abgelöst. In anderen gibt es keine Möglichkeit, alle Mitarbeiter digital zu erreichen — dann können auch Aushänge oder Flyer sinnvoll sein. Es kann sich auch lohnen, mehrere Kanäle zu kombinieren.

Nutzen Sie QR-Codes

Fügen Sie bei gedruckten Einladungen einen QR-Code mit der Teilnahme-URL hinzu. Diese sind einfach zu erzeugen und machen die Teilnahme deutlich niedrigschwelliger.

Enthaltene Informationen

Folgende Informationen sollten in Ankündigungen und Einladungen enthalten sein:

Information	Beschreibung
Hintergründe zum Vorhaben	Klären Sie über Ziele und Hintergründe auf, falls das Vorhaben noch nicht bekannt ist.
Erklärung der soziologischen Analysemethode	Erklären Sie die Methode und bauen Sie Vorbehalte ab. Nutzen Sie dafür die vorbereiteten Texte aus den Vorlagen.
Zeitraum	Geben Sie den offiziellen Zeitraum der Befragung an — mit dem Wissen, dass Sie diesen ggf. verlängern werden.
Teilnahme-URL	Die Teilnahme-URL erhalten Sie von Kingdom Noël, sobald die Analyse eingerichtet ist.
Kontakt für Rückfragen	Nennen Sie einen direkten Ansprechpartner für Fragen — das schafft Vertrauen.

Vorlagen

Auf den Unterseiten finden Sie Vorlagen für die verschiedenen Zielgruppen und Einsatzzwecke. Verstehen Sie diese als Ausgangspunkt — passen Sie sie an Ihren Unternehmensstil und den gewählten Kommunikationskanal an. Die Platzhalter in eckigen Klammern müssen durch Ihre konkreten Angaben ersetzt werden.

Dazu gehört auch eine Vorlage für häufig gestellte Fragen. Diese kann entweder im Intranet bereitgestellt oder direkt in die Befragung integriert werden — je nachdem, was in Ihrer Organisation besser passt.

Footnotes

1. Je nach Organisationsstruktur sind damit natürlich auch Niederlassungsleiter, Abteilungsleiter, Führungskräfte oder Manager gemeint. ↩